Od 1 stycznia 2025 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych, podobnie jak cała administracja publiczna, formalnie ma obowiązek korzystać z systemu e-Doręczeń w swojej korespondencji. Ta cyfrowa alternatywa dla tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru – elektroniczny odpowiednik mający wyeliminować uciążliwe awizo – w praktyce jest jednak powszechnie pomijana przez skostniałą instytucję.
List elektroniczny, choć wygodny i nowoczesny, nie jest darmowy. Co więcej, w zestawieniu z tradycyjną pocztą wypada on zaskakująco drogo.
ZUS nie ukrywa, że powód jego podejścia jest ściśle finansowy. Proste kalkulacje pokazują, że list zwykły jest ponad dwukrotnie tańszy niż jego cyfrowy odpowiednik.
– Fakt, że Zakład nie zawsze doręcza korespondencję na adres do doręczeń elektronicznych wynika zarówno z przepisów, jak również z uwagi na wydatkowanie środków publicznych – wyjaśnia na łamach prawo.pl Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
List zwykły (format S) kosztuje ZUS 3,01 zł brutto, a e-doręczenie (PURDE) 6,52 zł brutto. Wobec tak dużych rozbieżności, Zakład stosuje publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) wyłącznie wtedy, gdy przepisy prawa bezwzględnie wymagają uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru korespondencji. W pozostałych przypadkach, kiedy prawo pozwala na wybór, ZUS wysyła pisma i decyzje listem zwykłym.
– Takie podejście wymusza na nas dyscyplina finansów publicznych, ponieważ wysyłka pisma listem zwykłym jest o ponad połowę tańsza niż za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Koszt wysyłki listu zwykłego w formacie S kosztuje Zakład 3,01 zł. Natomiast wysyłka pisma za pośrednictwem PURDE do podmiotu niepublicznego na jego ADE kosztuje 6,52 zł brutto. Z uwagi na wysokie koszty usługi PURDE Zakład na ADE doręcza tylko pisma wymagające potwierdzenia nadania lub odbioru – tłumaczy ZUS.

Aktualnie obowiązująca nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadza okres przejściowy, który ma trwać do końca 2025 roku. ZUS zręcznie korzysta z luki prawnej, która pozwala na odstąpienie od e-Doręczeń.
Zgodnie z przepisami, ustawy nie stosuje się, jeżeli korespondencja nie może być doręczona elektronicznie lub hybrydowo ze względu na przesłanki organizacyjne.
– Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca, czyli Zakład. Zakład korzysta z tych przepisów, jeśli organizacyjnie nie jest w stanie zweryfikować, czy adresat posiada ADE – wyjaśnia ZUS.
Tym samym, idea szybkiego i powszechnego cyfrowego państwa w Polsce w dużej mierze pozostaje tylko deklaracją. Mimo że e-Doręczenia miały stać się nowym standardem od 2025 roku, ZUS, powołując się na „dyscyplinę finansową” i „przesłanki organizacyjne”, skutecznie odsuwa tę cyfrową rewolucję w czasie.